יישום מערכת NetSuite מניסיונה של גרופון

החברה

גרופון היא החברה המובילה בעולם לקנייה קבוצתית באינטרנט, המציעה עסקאות יומיות בתחומי הפנאי, הבידור, התרבות והצריכה. גרופון נבחרה לרשימת 50 האתרים המובילים של המגזין טיים והתפרסמה כחברה עם שיעור הצמיחה הגבוה בעולם במגזין פורבס. עם פעילות בלמעלה מ-40 מדינות ולמעלה מ-50 מליון משתתפים רשומים, גרופון מציעה מהפכה בתחומי השיווק והלייף סטייל ומחויבת להצלחת בתי העסק ולעסקאות אטרקטיביות עבור הצרכנים.

הצורך העסקי

"גרופון החלה את פעילותה הבינלאומית במאי 2010 באירופה ולאחר מכן התרחבה ליפן, רוסיה, סין, דרום אמריקה ועוד – סה"כ 46 מדינות" מציין ג'ון בושרט, Groupon International Controller.

ההתרחבות העסקית המהירה חייבה הטמעה של נהלים ומערכת מידע אחודה, מאחר והמעקב העסקי אחר פעילות החברות בשווקי היעד שהפעילו תהליכים, מערכות מידע ואקסלים במבנים שונים, היה מאתגר וקשה לבצוע. בכדי לתמוך בפעילות בינלאומית של החברה באתרים שונים בעולם, היה צורך במערכת זמינה (7X24) אשר תציג את המידע הפיננסי כמקובל בכל מדינה ומדינה ותאפשר שקיפות וקונסולידציה פיננסית עבור פעילות מטה הקבוצה.

הפרויקט

"בחנו את המערכות הבינלאומיות הגדולות ומצאנו שזמן ההטמעה ארוך יחסית לצרכים שלנו , בנוסף נידרש להקמת צוות הטמעה ותחזוקה של 3-4 עובדים. לכן בחרנו בפתרון SaaS – תוכנה כשרות מבית NetSuite.

הפתרון, במודל ה"ענן" אינו מצריך פעילות תחזוקה כלשהיא על ידנו (תשתיות, שרתים, גיבויים וכיו"ב), מאפשר לנו תמיכה מלאה בפעילות שלנו כארגון בינלאומי כגון: יכולת בצוע תהליכים בשפה מקומית ובשפה האנגלית, הצגת מידע ברמת החברה המקומית לצוות המקומי ואיחוד מידע והצגתו למטה הקבוצה", מוסיף ג'ון.

יישום המערכת בוצע ב-5 מדינות במשך ששה שבועות ולאחר מכן יושמה המערכת ב-26 מדינות נוספות במהלך של שלושה חודשים. בנוסף להטמעת המערכת הפיננסית הוטמעה מערכת ניהול המסמכים לצרכי תיעוד נהלים ותקשור תהליכים. הפתרון מאפשר למטה הקבוצה לבחון את הפעילות העסקית ולקבל תמונה מלאה לגבי פעילות הקונצרן וחברות הבת בכל רגע נתון.

006

הטמעת NetSuite בגרופון ישראל

מציין דובי איל, סמנכ"ל הכספים בגרופון ישראל: "בתחילת אפריל 2011 התקבלה הנחיה ממטה הקבוצה ליישם את מערכת NetSuite במהלך ארבעה שבועות, כחלק ממהלך ה-Roll Out שבוצע במדינות נוספות. הסניף הישראלי של גרופון מעסיק עשרות עובדים המטפלים במאות בתי עסק בחודש ומנפיקים אלפי שוברי עסקה ללקוחות.

בסיוע מומחי NetCloud, הנציגה הבלעדית של NetSuite בישראל, בוצעה ההטמעה שכללה בנוסף למערכת הפיננסית של NetSuite גם את רכיב הלוקליזציה שפותח על ידי NetCloud ואפשר, בין השאר, הטמעה של פעילויות כגון: ניכוי מס במקור, מס"ב, דוחות מע"מ ועוד. מומחי NetCloud הפגינו ידע ובקיאות רבה בפתרון וסייעו לנו בהקמת המערכת ובכלל זה פעילויות שבוצעו בתיאום עם NetSuite העולמית".

במהלך היישום באו לידי ביטוי מנגנונים וכלים מתקדמים של פתרון ה-NetSuite: מחולל הדוחות ומנגנוני קלט נתונים.

דובי איל: "מחולל הדוחות מאפשר למשתמש לבצע דוחות מורכבים באמצעות מבטים על כל בסיסי הנתונים. שילוב יכולת זו עם יכולת איתור (חיפוש), מאפשר לצפות בנתוני הפעילות בחתכים מגוונים כאשר כל דוח ניתן להפוך למצג גרפי, אינטרנטי ועוד. כמו כן ניתן לתזמן את הדוחות ולקבל את המידע בהתאם.

מאחר ולגרופון ישנן מערכות תפעוליות מורכבות, המשולבות בפעילות אתרי האינטרנט של החברה, נדרשנו לקלוט נתונים במבנים שונים מאותן מערכות. מנגנוני הקלט הקיימים ב-NetSuite, מאפשרים לטעון את הנתונים למערכת בקלות ובמהירות (היקפים של עשרות אלפי רשומות בחודש). יש לציין כי ההגדרה וההפעלה של פעילות הקלט הינה ברמת המשתמש. בנוסף משמשים אותנו מנגנוני הקלט לקליטת מידע חיצוני כגון: חשבוניות ספקים במבנה אקסל ועוד".

תובנות עסקיות

  • המערכת מאפשרת לארגון הפועל ברמה מבוזרת ובינלאומית לבחון את הפעילויות של כל חברה בצורה שקופה לחלוטין כולל הפקת תנועות בין חברתיות ושליטה באיחוד של הדוחות הכספיים
  • המערכת מחייבת את הארגון לעבוד בצורה מסודרת: פקודות יומן, סוגי אירועים, סגירת תקופות, התאמות ועוד.
  • מודל ה"ענן" מאפשר גמישות רבה בעבודה מול המערכת (מכל מקום ומכל זמן). מאפשר גם לעובדים, שאינם נמצאים פיסית במקום העבודה, להשתלב בעבודה במערכת במועד הנוח להם.

"המהלך שבצעה גרופון מאד מתאים לחברות גלובאליות הנדרשות לשליטה ובקרה. המערכת מאפשרת לגרופון שהינה חברה בורסאית, לחוש את "דופק" הפעילות בכל זמן נתון ולדווח במועדים הנדרשים לבורסה", מסכם דובי.

Save

0 תגובות

השאירו תגובה

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *