איך להרוס פרויקט מחשוב בעשרה צעדים פשוטים
מאת: איל גרייפנר, מנכ"ל משותף בחברת NetCloud
רוצים להיכנס לרשימת החברות שאינן מסוגלות להרים פרויקט מחשוב? רוצים שהפרויקט שלכם יהפוך לסיפור אימה המהלך במסדרונות תעשיית התוכנה?
אם התשובה לשאלות אלו חיובית, להלן השיטה שתכניס אתכם להיכל התהילה של "הפרויקטים למחשוב שנכשלו מבלי לדעת למה" בעשרה צעדים פשוטים…
- אל תרתמו את ההנהלה הבכירה
אוהבים לעשות הכל בדרך שלכם? אם ההנהלה הבכירה לא מכירה במפורש בצורך להטמיע יישום עסקי חדש, יחסר לכם הגיבוי הדרוש לקבלת החלטות קשות הקיימות בהכרח בכל פרויקט מחשוב. מצב כזה יותיר אתכם עם טווח תמרון מוגבל שישתק את הפרויקט. מכאן ועד לכישלון, הדרך קצרה.
- התעלמו מדרישות חיוניות
חושבים שלכם זה לא יקרה? שאין סיכוי שתבחרו במערכת שלא עונה על צרכים חיוניים? אם לא תגדירו במפורש את הדרישות, זה בהחלט עלול לקרות. הספק יטען שהוא עונה על כל הדרישות שלכם, והכל בתום לב, אבל אם לא תדברו באותה שפה, הסוף יכול להיות מאד לא נעים.
לכל עסק יש כמה דרישות חיוניות שאין להן מענה בחלק (או ברוב) יישומי התוכנה. דרישות אלו הן הכרח. אם חבילות התוכנה ברשימה המצומצמת שלכם לא ממלאות את הדרישות הללו, סימן שיש בהן פגם מהותי מבחינתכם. לדוגמה, אם חלק מהאסטרטגיה שלכם היא פעילות באינטרנט, מחסור באבטחה מתאימה עלול להיות פגם מהותי במערכת.
- צרו רשימת דרישות מפורטת מדי
זוהי נקודה שבדרך כלל מתעלמים ממנה. למעשה, מקובל לחשוב שכדאי להכניס לרשימת הדרישות את כל הבקשות מהמערכת ולתעדף אותן. זה אולי נשמע הגיוני, אבל עלול לגרום לכם להיתקע. רשימת דרישות מפורטת מדי עלולה להכניס אתכם לתהליך יקר (ועל-פי רוב לא נחוץ) של התאמת היישום לדרישות הספציפיות של הארגון. אל תשכחו שספקי תוכנות רבות משקיעים שנים ועשרות אלפי שעות עבודה כדי להגדיר תהליכים מומלצים לפי ענפי פעילות. השתמשו בידע שלהם.
- אל תשאלו את המשתמשים
המשתמשים, נשמות טובות שכמותם, לא יעבדו עם מערכת אשר אינם מעוניינים להשתמש בה. הדבר נכון במיוחד אם הם מרגישים שצוות כלשהו, שלא מבין את הצרכים שלהם, כופה עליהם תוכנה שמקשה על עבודתם. והתוצאה? מתן פתרונות עוקפים ומערכת שעובדת על הנייר בלבד.
גיוס תמיכת המשתמשים הוא צעד חיוני בשלב הכנת המפרט ליישום, בשלבי בחירת המערכת, יישומה והטמעתה בארגון. הדרך הטובה ביותר להשיג תמיכה של קבוצה היא לאפשר לחבריה להשמיע את דברם, ולהוכיח שמקשיבים להם.
- השאירו הסבות וטיוב נתונים לסוף הפרויקט
אין ספק שבכל פרויקט מחשובי הסבות וטיוב נתונים זה החלק הכי פחות חשוב. בכלל, בשביל מה להתעסק עם זה? זה סתם משעמם וגוזל המון זמן. מה לעשות שמערכות מידע בדרך כלל מעבדות נתונים ולא ממציאות אותם מחדש. יש להתייחס להסבות וטיוב נתונים כאל פרויקט מחשובי לכל דבר הדורש ניהול, הכנת תוכנית עבודה, לוחות זמנים, הקצאת משאבים וכמובן תקציב. כדאי להתחיל בזה מיד בהתחלת פרויקט המחשוב ולא לדחות זאת לשלביו האחרונים.
- בחרו בספק לפי התקציב וקבעו תקציב לפי הצעת הספק
זוהי נקודה חשובה: לקחתם חברת ייעוץ, כתבו לכם RFP, בחרתם את הספק הטוב ביותר כיוון שנתן לכם את המחיר שרציתם במחיר קבוע (Fix Price). כל הכבוד!! עמדתם ביעד התקציב שהגדרתם. הפרויקט התחיל אך אויה, הספק לא בדיוק הבין את הצרכים, היועץ לא בדיוק הקפיד על הדוחות, צריך לתגבר את ההדרכות, צריך שרת חזק יותר וכל פיתוח נקרא CR (Change request). אם יש פער גדול בין הצעות שונות שקיבלתם, שווה להבין ממה נובע הפער. מעבר לכך, בכל פרויקט מחשוב, צריך להכין תקציב לפעילויות בלתי צפויות. זה לא אומר שחייבים להשתמש בו אבל כשזה חסר זה יכול להיות מאד כואב.
- חפשו פתרון קסם
תוכנת ERP תגדיל את הרווחיות שלכם! CRM תתקן את כל החוליים! מערכת BI גם תשאב את האבק מתחת לכריות בספה ואפילו תכין קפה.
כאשר איש מכירות מנסה למכור לכם תרופת פלא* שתפתור את כל הבעיות**, אולי כדאי "לחפור" בהצעה שלו קצת יותר לעומק.
* רמז: אין דבר כזה.
** מערכת מידע היא לא "פתרון", למרות מה שטוענים הברושורים הזוהרים. מערכת מידע היא כלי. האם אי-פעם ניסיתם לתקוע מסמר בעזרת "פתרון"? ("מותק! אכפת לך להעביר לי את הפתרון?") הפתרונות האמיתיים הם העובדים שלכם. תנו להם את הכלים הנכונים.
- קיבעו לוחות זמנים לא ריאלים
רוצים מערכת עכשיו ומהר. אם יש משהו שיהרוג לכם את הפרויקט – זהו לוח הזמנים הלא ריאלי. באחריות. לחץ וחיפזון הם מרשם בדוק לקבלת "החלטות רעות". דאגו להקצות די זמן כדי לבחון את התוכנות כמו שצריך. בדקו בקפדנות כל שלב בתהליך, מאיסוף הצרכים עד לעליית המערכת לאוויר, והבטיחו שכל בעלי העניין מודעים לאבני הדרך העיקריות ומתכוונים לעמוד בהן.
- מכנו את התהליכים עסקיים הלא נכונים (שם מקוצר ל: "תראו, זה אולי לא מה שצריך לעשות, אבל זה הרבה יותר מהר")
היתרון בהטמעת יישומי תוכנה עסקיים (כגון: תוכנות ERP ו-CRM) הוא לא רק במיכון התהליכים העסקיים בארגון, אלא בכך שההטמעה מאלצת את הארגון לבדוק לעומק את תהליכיו הארגוניים. יש להקפיד למפות את התהליכים העסקיים הקיימים כדי לוודא שהם אכן מתאימים לדרישות העולם האמיתי. אם הם לא מתאימים, בשביל מה, בשם אלוהים צריך למכן אותם?
- אל תחשבו על היום שאחרי
בחרתם ביועץ, הוא ידאג לכם ליום שאחרי בחירת המערכת. בחרתם בספק, הוא ידאג לכם ליום שאחרי העלייה לאוויר. עליתם לאוויר, אז למה אתם לבד? יועץ שאינו מסוגל ללוות אתכם ליום שאחרי בחירת המערכת, סביר להניח שיש לו סיבה טובה לא להיות שם. בשלב היישום מתגלים כל ה"חוסרים" של שלב האפיון. יועץ שמגיע מעולם הפרויקטים, ביצע בעצמו פרויקטים וכפי שאנו מכנים זאת "לכלכך את ידיו" לא יחשוש ללוות את הפרויקט גם בשלב היישום וההטמעה של המערכת שנבחרה. לכל מערכת שעולה לאוויר נדרשת תקופת הרצה. כדאי מאד שהספק שיישם את המערכת יהיה שם, גם אם נראה לכם שזה מיותר. כמובן שיש לתקצב זאת עוד בשלב הבחירה. נקודה אחרונה בהקשר ליום שאחרי זה שירות התמיכה, שדרוגים, גיבויים, תחזוקה וכדומה. אסור לחשוב על זה, אחרת לא תלכו על זה J!!!
הכותב הינו מנכ"ל משותף בחברת ITCom, העוסקת במתן שרותי ייעוץ, ליווי והטמעת מערכות מידע בכלל ומערכות CRM ו-ERP בפרט. החברה מתמחה בבניית אסטרטגית מערכות מידע לצורך מימוש האסטרטגיה העסקית של הארגון והטמעת מערכות אלה בפועל.
